- Es graut Ihnen bei der Vorstellung, sich um Ihre Papierdokumente zu kümmern?
- Sie suchen immer noch wichtige Dokumente für die Steuererklärung zusammen?
- Sie bekommen immer wieder Mahnungen?
- In den Briefkasten flattern dauernd Werbebriefe?
—> Dann benötigen Sie eine bessere Übersicht über Ihre Dokumente und ein für Sie passendes, ordentliches Ablagesystem. Hier mein Leitfaden:
Postbearbeitung
Nachdem Sie den Briefkasten geleert haben, gehen Sie so vor:
- Legen Sie die eingehende Post an einem festgelegten Ort ab, z.B. im Eingangsbereich oder in Ihrem Büro
- Öffnen Sie Briefe möglichst sofort, falls etwas dringend erledigt werden muss
- Machen Sie eine grobe Vorsortierung z.B. nach den Kategorien Zu erledigen, Zu bezahlen usw.
- Setzen Sie sich wöchentlich oder monatlich einen Termin für die Dokumentenbearbeitung
- Sortieren Sie alles in Ordner oder eine Hängeregistratur, was immer Sie bevorzugen
- Beim Einordnen können Sie jeweils gleich die ältesten Dokumente entsorgen oder Sie machen das einmal jährlich
Bestellen Sie Werbebriefe ab, in der Regel reicht ein kurzes Mail mit der Bitte, Sie aus der Adress-Datenbank zu löschen. Ich habe mir dazu eine Mailvorlage erstellt, so geht es schnell.
Aufbewahrungsfristen
Wichtig: Ich bin keine Rechtsexpertin, bei Unsicherheiten fragen Sie deshalb unbedingt eine Fachperson oder behalten Sie ein Dokument lieber einmal zu viel und legen es auch digital ab. Es gibt teilweise auch kantonale Unterschiede, die Sie beachten müssen.
Da es den Umfang dieses Blogs sprengen würde, habe ein PDF zusammengestellt mit den Aufbewahrungsfristen und einer Liste der Dokumente, die Sie nie entsorgen sollten. Falls Sie Interesse haben, schreiben Sie mir ein Mail und ich sende es Ihnen gerne zu:
hc.fua-tmuear-nirak@ofni
Eine Aufbewahrungspflicht gibt es für Privatpersonen in der Schweiz nicht, es ist aber manchmal von Vorteil, Dokumente noch zur Hand zu haben, vor allem für rechtliche Auseinandersetzungen.
Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, die Frist beginnt aber erst ab dem Ende des Kalenderjahres. Steuererklärungen sollte man länger aufbewahren, der Kanton Zürich empfiehlt sogar 15 Jahre.
Belege für grössere Reparaturarbeiten oder Käufe, Miet- und Arztrechnungen und Lohnausweise sollten Sie fünf Jahre aufbewahren, übrigens auch über den Tod eines Menschen hinaus.
Welche Dokumente soll ich behalten?
Überlegen Sie sich immer wieder:
- Brauche ich das Dokument wirklich noch? Aus rechtlichen oder privaten Gründen?
- Wofür und wann brauche ich es voraussichtlich nochmals?
- Könnte ich es leicht wieder beschaffen (auch wenn es etwas kostet, bei einer Bank alte Dokumente zu verlangen)
- Ist es schon digital vorhanden oder gibt es Kopien im Doppel?
- Kann ich die Information leicht wieder im Internet finden (z.B. Gebrauchsanweisungen)?
Wenn Sie genügend Platz haben und Sie sich sicherer fühlen, können Sie natürlich Dokumente auch länger aufbewahren, dann empfiehlt es sich, sie wie in einem Archiv zu sammeln, z.B. in Kartonkisten, welche Sie aussen gut beschriften und an einem trockenen Ort aufbewahren.
Nie entsorgen
Es gibt Dokumente, die Sie nie entsorgen sollten, das sind unter anderem:
- Familienbüchlein
- AHV-Karte
- Kontounterlagen zum Zeitpunkt der Heirat
- Div. Verträge
- Div. Versicherungen
- Arbeitszeugnisse
- Impfausweis, medizinische Unterlagen
- Testament, Vorsorgeauftrag
- Alles rund um eine Immobilie, die Sie besitzen
Stapelbildung verhindern
Ich sehe bei Coachings immer wieder, dass Briefe und Unterlagen in Briefkörben gestapelt werden. Als Vorsortierung können Sie diese gerne verwenden, sie müssen aber gut lesbar beschriftet sein. Wählen Sie aussagekräftige Begriffe wie Steuern, Bank, Hobby usw. Verwenden Sie nie zu allgemeine Begriffe wie: Diverses, Sonstiges, Allgemeines, Infos. Das gilt übrigens auch für Ihre Ordner.
Spätestens wenn ein Briefkorb voll ist, erledigen Sie, was noch offen ist und legen danach alles in Ihrem Ordnungssystem ab.
Bilden Sie keine Stapel auf dem Boden, der Fensterbank oder auf einem Radiator, Pendenzen sollten Sie nur an einem Ort sammeln.
Ordner
Gönnen Sie sich neue Ordner, für mehr optische Ruhe alle in der gleichen Farbe und Dicke. Auch wenn sie Ihre Ordner in einem Schrank aufbewahren, sehen Sie sie jedes mal beim Öffnen der Türen und das innere Auge weiss genau, wie es im Schrank aussieht.
Eine gute Beschriftung ist ein Muss, aussen auf dem Rücken z.B. so: 01 – Finanzen – Bank xy. Innen kann bei umfangreichem Inhalt einem Übersichtsblatt nötig sein. Register gibt es für verschiedene Bedürfnisse, alphabetisch, numerisch, monatlich…
Hängeregistratur
Ordner oder Hängeregistratur in einem Korpus, beide Möglichkeiten haben ihre Vorteile und es ist Geschmacksache oder eine Frage des Platzes, welche Sie bevorzugen. Für die Hängeregistratur müssen die Dokumente nicht gelocht werden, sie kann aber dazu verführen, einfach alles unsortiert hineinzulegen. Eine regelmässige Durchsicht und Aussortieren ist daher auch hier ein Muss.
—> Werbung: Ich arbeite seit letztem Jahr privat und mit Kundinnen gerne und erfolgreich mit der Inbox und Hängeregister-Archivbox My Paper von Rotho:
https://ch.rotho.com/products/set-inbox-archivbox-my-paper
Die Inbox hat vier Fächer: To Act, To Read, To Pay, To Archive. In der Archivbox sind 15 Hängeregister inklusive einem Bogen vorgedruckter Kleber für verschiedene Kategorien wie Arbeit, Gesundheit, Reisen usw. Bei mir hat gerade alles so gepasst, Sie können die Register natürlich aber auch mit eigenen Kategorien beschriften oder labeln.
Auf meiner Website finden Sie übrigens einen 15%-Rabattcode für die praktischen und ästhetischen Produkte dieser Schweizer Firma:
https://www.karin-raeumt-auf.ch/angebot/
Stehsammler
Wenn Sie etwas schnell zur Hand haben müssen, es sich um dickere Unterlagen wie eine Wanderkarte, eine Zeitschrift oder einen Prospekt handelt, können Sie diese auch in einen Stehsammler stellen. Die meisten sind in Format A4, ich habe online aber auch A5 gefunden und es gibt sie in verschiedenen Materialien. Eine passende Beschriftung ist auch hier wichtig für die Übersicht.
Digitalisieren
Seit Jahrzehnten wird das papierlose Büro prophezeit, aber das Gegenteil ist eingetreten: Mails werden ausgedruckt statt in digitalen Ordnern aufbewahrt oder gleich gelöscht. Viele trauen der digitalen Aufbewahrung aus Sicherheitsgründen nicht und archivieren alles auf Papier. Wichtig ist das unter anderem z.B. bei Verträgen oder Auftragsbestätigungen, in der Regel sind aber heutzutage digitale Dokumente gleichwertig.
Scannen Sie wichtige Dokumente ein. Es gibt inzwischen diverse Apps fürs schnelle Scannen mit dem Handy. Legen Sie die Dokumente gut auffindbar in übersichtlichen Ordnern (empfohlen werden nicht mehr als sieben) und Unterordnern (möglichst nicht mehr als drei Ebenen) auf dem Computer ab. Sie sollten das gleiche System wie für Ihre Papierdokumente anwenden.
Jedes Dokument benennen Sie nach dem Schema: 20250403_Rechnung_Sanitär. Sichern Sie sie in einer Cloud, auf einem Stick oder für Sicherheitsbewusste zusätzlich auf einer externen Festplatte.
Fazit
Bearbeiten Sie Ihre Post sofort und legen Sie die Dokumente regelmässig ab. Suchen Sie ein System, das für Sie logisch und einfach anzuwenden ist. Sortieren Sie alte Dokumente aus. Somit haben Sie zu jeder Zeit die Übersicht über Ihre Papierdokumente.
Falls Sie dabei Hilfe brauchen, ich ordne sehr gerne mit Ihnen zusammen Ihre Papierdokumente. Schreiben Sie mir ein Mail mit Ihrem Anliegen:
hc.fua-tmuear-nirak@ofni
Ihre Karin Treichler
